„Der 79-jährige Pensionär Hans Hartert hat bei uns im Minijob an zwei Tagen in der Woche in mühevoller Kleinarbeit die alten Standesamtsbücher ausgewertet, teilweise per Hand restauriert und mithilfe eines Tischscanners eigenhändig digitalisiert“, freut sich Eutins Bürgermeister Sven Radestock, der den Standesamtsarchivar jetzt nach 17 Jahren im Dienst der Stadtverwaltung offiziell in den Ruhestand verabschiedet hat. „Hans Hartert hat einen großartigen Job im Rahmen der Digitalisierung gemacht. Mit großem Sachverstand und viel Sorgfalt hat er alte Akten gesichtet und für die Nachwelt digitalisiert. Dadurch können Bestände jetzt viel einfacher sichtbar gemacht und bearbeitet werden.“
Hartert war im ersten Berufsleben beim Kreis Ostholstein unter anderem als Standesamtsaufsicht tätig und führte dort auch die Zweitbücher des jetzigen Standesamtsbezirkes Eutin. Er war also für diese Aufgabe bestens geeignet und auch bereit, sich dieser Herausforderung zu stellen.
Durch seine Arbeit ist es nunmehr möglich, die Anträge von Ahnenforschern, Amtsgerichten, gewerblichen Erbenermittlungen sowie beispielsweise von privaten Antragstellern zu Nachweisen ihrer Abstammung oder Staatsangehörigkeitsangelegenheiten in kürzester Zeit mithilfe der digitalisierten Daten zu bearbeiten.
Durch die Reform des Personenstandsgesetzes (PStG) im Jahr 2009 wurden die klassischen Personenstandsbücher durch digitale Register abgelöst. Seitdem müssen Standesämter archivwürdige Bücher und Namensverzeichnisse nach Ablauf bestimmter Fortführungsfristen an das zuständige Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung abgeben.
Für die Abgabe an das Archiv gelten feste Sperrfristen ab dem jeweiligen Ereignis. Geburtenregister: 110 Jahre, Heiratsregister (Eheregister): 80 Jahre, Sterberegister: 30 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen sind die Unterlagen nicht mehr beim Standesamt, sondern öffentlich in den zuständigen Archiven für die historisch-genealogische Forschung einsehbar.