Um ein Dokument zu unterschreiben, muss man es häufig ausdrucken, handschriftlich signieren und dann per Post versenden. Da die meisten Dokumente in PDF-Form vorliegen, wäre es einfacher, wenn man sie direkt digital unterschreiben und danach per E-Mail verschicken könnte. Diese Möglichkeit bietet sich mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Damit lassen sich PDF-Dokumente rechtsgültig und papierlos unterschreiben. Im Privat- und Berufsleben lässt sich die qualifizierte elektronische Signatur sicher verwenden - beispielsweise für Verträge, wie auch für Anträge, die man bei einer Behörde privat stellt.

Um rechtsgültig digital unterschreiben zu können, muss die digitale Identität der Person verifiziert sein. Das funktioniert beispielsweise, indem man online ein Ausweisdokument beim jeweiligen Anbieter hinterlegt. Im Anschluss kann man das PDF-Dokument hochladen, per Mausklick unterschreiben und im Anschluss per Mail versenden. Diese digitale Unterschrift ist der Unterschrift per Hand gleichgestellt und wird in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt. Sie wird durch einen Stempel des Zertifikats auf der ersten Seite des signierten PDF-Dokuments deutlich sichtbar abgebildet.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist rechtsgültig und zum Unterschreiben von Verträgen geeignet. Damit unterscheidet sie sich von anderen digitalen Unterschriftenlösungen. So erfüllt sie im Gegensatz zu einer Unterschrift, die nur eingescannt wird, grundsätzlich die Schriftform, die für Dokumente wie Verträge und Kündigungen nötig ist. Ansonsten müssten diese Unterlagen immer mit der Originalunterschrift vorliegen, eine Kopie oder ein Scan reichen nicht aus. Zudem gibt es digitale Unterschriftenlösungen, die eine handschriftliche Unterschrift nur nachahmen und als Abbild auf das Dokument aufbringen. Auch diese Lösungen sind nicht geeignet, um einen Vertrag zu unterschreiben. Der Grund: Eine Unterschrift per Hand ist immer nur dann gültig, wenn sie direkt auf einem analogen Dokument aufgebracht wird. Bei einem sicheren Verfahren zum digitalen Unterschreiben lässt sich durch den zuvor erbrachten Identitätsnachweis feststellen, wer Unterzeichner des Dokuments ist. djd